内定辞退のメールは、件名で用件がわかるようにし、本文で「辞退の意思」「お詫び」「お礼」を簡潔に伝えます。電話で伝えた後に送る場合は、電話でのお礼を添えます。理由は詳しく書かなくても構いません。
例文1：電話で伝えた後に送る
件名：内定辞退のご連絡（◯◯大学 山田太郎）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。
先ほどはお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。
改めてのご連絡となりますが、このたびいただいた内定を辞退させていただきたく、メールでもお伝えいたします。
選考では貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
（署名）
例文2：電話がつながらなかった場合
件名：内定辞退のご連絡（◯◯大学 山田太郎）
（宛名）
お世話になっております。◯◯大学の山田太郎です。
本日お電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ございませんが、熟慮の結果、内定を辞退させていただきたく存じます。
本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。
改めてお電話も差し上げます。
（署名）
連絡をせずに内定を放置したり、入社直前まで黙っていたりするのは、企業に大きな迷惑をかけます。気まずくても、決めたらすぐに連絡しましょう。